Organizacja czasu pracy, czyli jak sprawić by nasza praca była wydajniejsza

W pracy bywa różnie, są sprawy, które wykonujemy regularnie i przyzwyczajamy się do nich. Kłopoty pojawiają się jednak, gdy obowiązków przybywa, a my mamy na wykonanie ich tyle samo czasu.

A zdarza się to zarówno w pracy u kogoś, jak i przy prowadzeniu własnej działalności – poniższe porady dotyczą głównie korporacyjnego życia, pracy biurowej, bo nie muszą sprawdzać się np. na stanowiskach produkcyjnych.

Jak zatem rozplanować sobie pracę, by wszystko wykonać na czas, a przy tym zbytnio się nie zmęczyć? Wystarczy dobrze zorganizować sobie czas pracy i chronologicznie ułożyć plan. Najlepiej rozpisać sobie wszystkie rzeczy, które mamy do zrobienia i chwilę zastanowić się nad nimi.

Te sprawy, które wymagają koncentracji i są najpilniejsze – wykonujemy w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać i zostać zrobione – pod koniec pracy. Takie stopniowanie ważności zadań nazywamy ustalaniem ich priorytetów, wielu ludziom trudno się tego nauczyć, ale zapewniam, że warto. Bez priorytetów działa się zbyt chaotycznie, co chwilę coś wywłaszcza poprzednie działanie inną równorzędną sprawą do załatwienia, która pojawiła się w danym momencie (mail, telefon od szefa/klienta).

Jeśli ułożymy sobie w punktach plan naszego dnia, wizualnie będziemy widzieli, ile mamy jeszcze do zrobienia, odznaczając podpunkty jako zrobione. Możesz ustalić sobie wiele punktów, ale umów się sam ze sobą, że pierwsze – najważniejsze 6 punktów wykonasz na pewno, resztę – gdy czas pozwoli, najwyżej nadmiar przejdzie na kolejny dzień. Przy tym pamiętać należy, że zadania duże powinno się rozbijać na kilka mniejszych, żeby nie było tak, że jeden punkt to coś, do wykonania czego potrzeba np. aż 10 dni.

Z godziny na godzinę jesteśmy coraz bardziej zmęczeni, ale patrząc na kartkę z punktami widzimy, że tak naprawdę już niewiele nam zostało i praca jest dla nas bardziej przyjemna. Jak twierdzi Brian Tracy, zadowolenie osiągniemy po zrealizowaniu tego pierwszego, najważniejszego zadania.

Warto również oszacować mniej więcej, ile czasu zajmie nam dane zadanie i wpisać godzinę, do której mamy coś wykonać. Do każdego czasu dobrze jest dodać sobie trochę minut na nieprzewidziane komplikacje, wtedy jak skończymy zadanie przed czasem, od razu nasz humor się poprawi. Przez to wszystko nasza praca będzie szybsza, a co za tym idzie, szybciej pójdziemy do domu (bez dodatkowych, męczących nadgodzin), a przecież o to nam chodzi.

Bardzo ważnym, a często zaniedbywanym aspektem wydajnej pracy jest porządek przy naszym stanowisku pracy. Nie ważne czy jest to warsztat samochodowy, czy biuro. Jeżeli mamy wszystko poukładane, rzeczy są na swoich miejscach, ułatwia nam to zadanie, przez co nie denerwujemy się, szukając czegoś np. w stosie dokumentów (nawet w przypadku komputera porządek w plikach to podstawa). Mała rzecz, a może wiele zmienić. Warto więc poświęcić zawsze parę minut przed pracą na porządki.

Nie dajmy się odciągać od pracy, jeśli chcemy wszystko szybko i sprawnie wykonać. Przerwa, owszem jest potrzebna i niezbędna zarazem. Natomiast mając dostęp np. do internetu, często wytrącamy się z równowagi i wchodzimy na różne strony, najczęściej oszukując siebie i mówiąc „wejdę na tą stronę tylko na chwilę”. Z takiej „chwili” robi się pół godziny, a co jeśli takich niekontrolowanych przerw zrobimy więcej niż jedną? Warto więc się nad tym zastanowić i zostawić przyjemności na koniec.

Dobra i wydajna praca to nie tylko plan, dobre nastawienie czy porządek wokół nas. To także sposób w jaki wykonujemy poszczególne zadania z naszej listy. Nasz mózg pracuje najlepiej, jeśli skupi się na jednej konkretnej rzeczy, tak więc jeśli wykonujemy dane czynności, skupiajmy się na konkretnych sprawach. Nie starajmy się być wielozadaniowi, no może poza sytuacją sekretarki, która co chwilę dostaje nowe drobne polecenia – wtedy dobre zarządzanie chaosem jest nieocenione.

W przypadku pracy zadaniowej najpierw wykonajmy jedno, potem drugie i następne po kolei, a nie starajmy się robić wszystkiego naraz. Wtedy zobaczymy różnicę, kiedy nasza lista zadań skończy się przed czasem. Dopiero w przypadku blokady umysłowej, twórczej warto się zatrzymać i zrobić małą przerwę lub przełączyć się na mniej absorbujące zajęcie, czasem nasza podświadomość wymyśli rozwiązanie problemu po drodze i podsunie pomysł po pewnym czasie.

Jeśli pracujesz w zespole i ktoś prosi Cię o pomoc, bo np. musi wcześniej wyjść z pracy, nie zabieraj się za to zadanie od razu. Najpierw skończ wszystkie rzeczy, jakie miałeś wykonać tego dnia, a potem zajmij się prośbą współpracownika. Niech nie zwiedzie Cię fakt, że to zadanie jest proste. Jeśli wykonasz go w trakcie swojej pracy, a nie na koniec, wytrąci Cię to z równowagi i tym samym skończysz pracę dużo później niż mógłbyś, robiąc to w odpowiedniej kolejności. Staraj się też, aby takie prośby należały do sytuacji wyjątkowych, a nie powszechnie stosowanych wymiennie. Co prawda następnym razem ten ktoś będzie musiał się odwdzięczyć, ale czy zrobi za Ciebie Twoją pracę na właściwym poziomie? Nie masz gwarancji, a jednocześnie odpowiadasz za zadania zlecone Ci przez przełożonych.

Spróbuj wprowadzić te kilka zmian w swoje życie zawodowe, a z czasem zobaczysz, że nie tylko w pracy czujesz się lepiej, ale i wychodząc z niej, masz lepsze samopoczucie.

Co ciekawe, wiele z tych sugestii warto wprowadzić w życiu już poza godzinami pracy, może to sprawić, że życie prywatne stanie się bardziej uporządkowane, a liczba obowiązków np. rodzinnych Cię nie przerośnie – a jeszcze znajdzie się sporo czasu na relaks, jakieś hobby, czy też czytanie książek, do czego szczególnie zachęcam.